Het risico van een to-do list

Feit: met doelen presteer je beter dan zonder doelen.

Een doel geeft je iets wat je wil bereiken. Onderzoek wijst ons op de voordelen van zo’n stip op de horizon. De belangrijkste:

  • Doelen maken je gemotiveerder: Als je nog deze maand met die nieuwe racefiets 100 kilometer wil kunnen afleggen, doe je net wat beter je best op training. Wat zeg ik, doordat je dat doel hebt ga je überhaupt de kou in.
  • Met doelen presteer je beter dan zonder doelen. Studenten die tijdens hun studie specifieke doelen stellen voor zichzelf doen het bijvoorbeeld beter dan studenten die dat niet doen.

Als je ergens een doel tegenaan gooit en dit op de juiste manier doet word je er beter in én ga je het leuker vinden.1

Om met Johan Derksen en Maurice de Hond te spreken: Ik zeg, doen!

Tijdslijnen

Doelen kunnen over verschillende periodes gaan. Zo heb je levensmissies, jaarlijkse voornemens, maandelijkse mikpunten, wekelijkse doelstellingen en dagelijkse targets.

In mijn ervaring zorgt een combinatie van lange- en korte-termijn doelen voor de grootste motivatie- en prestatieboosts: om daadwerkelijk die zaterdagavond stappen te skippen omdat je op zondagochtend productief wil zijn, moet er een groter inspirerend doel zijn, maar betrouwbare alledaagse progressie vereist deadlines op kleinere schaal.

Gewapend met die filosofie stelde ik mezelf een tijd lang dagelijkse targets om voldoende vooruitgang richting mijn grotere dromen te verzekeren, maar daar ben ik mee opgehouden.

Dagelijkse takenlijstjes zijn misschien wel de meest gebruikte productiviteitstool in de geschiedenis van de mensheid, maar ze hebben een risico.

Een pyrrhusoverwinning

Wat is er dan mis met jezelf ten doel te stellen vandaag een aantal zaken voor elkaar te krijgen? Juist doordat ik zulke doelen heb blijf ik bij de les, anders was het na de lunch al wel gedaan, hoor ik je denken.

Er zijn inderdaad redenen om aan te nemen dat je met zulke lijstjes meer doet dan zonder.

Het probleem is dat dat vaak een pyrrhusoverwinning is: een productiviteitsstijging waar je een prijs voor betaalt die je niet zou moeten willen betalen.

Zorgen voor versus zorgen dat

Het is tijd om een relevant onderscheid aan te brengen in type doelen.

Aan de ene kant heb je ‘zorgen dat’ doelen. Je moet bijvoorbeeld moet zorgen dat die achterstallige berg e-mails wordt weggewerkt. Bij zulke doelen is er nauwelijks een verschil tussen de taak doen en de taak goed doen  – kwaliteit is amper een factor van belang.

Aan de andere kant zijn er ‘zorgen voor’ doelen. Dat zijn taken waarbij je niet alleen moet zorgen dat iets gebeurt, maar waarbij kwaliteit belangrijk is. Bij deze klussen is er wel een relevant verschil tussen de taak doen en de taak goed doen.

Lijstjes met dagelijkse taken laten je dat verschil vergeten. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van je werk. Daarom zijn ze een risico.

Iets doen versus iets goed doen

Een voorbeeld. Als gevolg van marktwerking in de zorgsector moet zorgpersoneel niet meer zorgen voor mensen, maar een checklist afwerken: binnen een van tevoren bepaalde tijdsperiode moet er gezorgd worden dat de patiënt gewassen is en dat de steunkouzen vervangen zijn.

Het idee dat zorgen voor mensen te reduceren was tot de optelsom van een aantal taakjes bleek onjuist. Vanwege het strakke schema krijgt de patiënt nu niet meer de persoonlijke aandacht die hoort bij ‘verzorgen’. Bovendien kan de verzorger nauwelijks meer op een betekenisvolle manier interacteren met de mensen die hij/zij verzorgt. Ook al is het lijstje afgewerkt, er lijkt iets verloren.

Zulke zorgen-voor doelen opsplitsen in kleinere, meetbare zorgen-dat doelen, zet het niveau van het eindproduct of van de dienstverlening buitenspel. Als alleen nog maar telt dat je iets gedaan hebt, gaat al het onderscheid tussen de verschillende manieren waarop je datgene kan doen verloren.

Op papier steeg de productiviteit, maar de kwaliteit kelderde.

Dit is een algemeen probleem, denk ik: heel veel doelen laten zich niet zonder kwaliteitsverlies opsplitsen in kleinere, afstreepbare subcomponenten waar een vaste tijdsduur aan te geven is. [genoeg nadruk op tijd? Zie voorbeelden hierna]

Efficiëntie gaat ten koste van kwaliteit

Zorgen voor mensen is natuurlijk nogal een specifiek voorbeeld. Je denkt misschien dat het bij veel andere zaken niet zo simpel is dat een nadruk op efficiëntie kwaliteit vermindert.

Toch wel.

Zoals Robert Greene schrijft in Mastery:

The greatest impediment to creativity is your impatience, the almost inevitable desire to hurry up the process.”

Nog wat voorbeelden.

Was je beoordeling van die offertes écht zo goed mogelijk, die dag waarop je er maar liefst vijftien afwerkte?

Gaf je die jongere collega’s écht persoonlijke feedback waar ze wat mee konden die dag dat je tien beoordelingsgesprekken deed?

Waren al je ontwerpen écht van het niveau dat je wil in die tijd dat je er zoveel produceerde?

Waarom kwaliteit en kwantiteit niet even belangrijk zijn

Je denkt misschien: kwaliteit en kwantiteit zijn beide belangrijk en de verhouding moet in het midden liggen. Er moet ook brood op de plank komen, en als ik nog maar een blog per week zou produceren dan is dat nogal weinig.

Makes sense, right? Ze moeten in balans zijn, de waarheid ligt in het midden, er is een symmetrische trade-off.

Volgens mij is dat niet zo.

Zolang het niet leidt tot smoesjes of apathisch perfectionisme, heeft kwaliteit een veel hogere prioriteit dan kwaliteit.

De reden: de kwaliteit van je werk bepaalt in welke klasse je zit.

Als je drie presentaties van topniveau geeft, ben je een topper. Als je er vijftien van middelmatig niveau geeft, ben je nog steeds gemiddeld. Het niveau van je werk maakt je die uitmuntende leidinggevende, die superieure schilder, die baanbrekende onderzoeker of die topprogrammeur – niet de aantallen.

Als je kwaliteit opoffert voor kwantiteit, degradeer je. Als je kwantiteit opoffert voor kwaliteit, promoveer je. Kwaliteit en kwantiteit zijn niet gelijk.

Less is more.

Productiviteit waarborgen zonder dagelijkse doelen

Dagelijkse targets leiden tot een ongeduldige afvinkmentaliteit waardoor je de kwaliteit van je werk uit het oog verliest.

Wat dan te doen? Als ik geen doelen meer stel over wanneer ik wat af heb, hoe zorg ik dan dat ik productief blijf?

Het antwoord: procesdoelen.

Bij procesdoelen gaat het niet om wat je voor elkaar krijgt, maar om wat je doet. Een procesdoel heb je gehaald als je je op een bepaalde manier hebt gedragen, niet als je een bepaalde output hebt bereikt. Het gedrag is de prestatie.

Vanaf nu gaat het erom hoe je je tijd besteedt in plaats van wat je exact produceert.

Zo had ik laatst tijdens een ochtend maar tien bladzijden gelezen, omdat ik ongekend veel notities maakte en het materiaal een uitgebreide verwerking in mijn dissertatieplannen vereiste. Het was een van mijn meest leerzame studeersessies ooit, maar als er target van aantal af te werken bladzijden was geweest zou het niet zijn gebeurd.

Met een to-do list zou ik minder progressie hebben geboekt die er echt toe doet.

Dat gezegd hebbende, het is belangrijk dat je procesdoelen niet als excuus gaat gebruiken: je hebt niet vier uur diep gewerkt als de helft van de tijd – of een kwart, of een tiende – opging aan e-mail en telefoontjes (of nog erger, aan Facebook). Als je doel is om vier uur te schrijven, betekent vier uur achter je laptop zitten terwijl Word is opgestart niet automatisch dat je je doel hebt gehaald.

Om dit te voorkomen, moet je aan het einde van elke sessie nagaan hoe je je tijd daadwerkelijk hebt besteed. ‘Time-tracking’ – bijhouden waar al die uurtjes precies blijven – klinkt misschien wat kinderachtig maar is bijzonder effectief.

Dus: installeer die tracking-app en hou tot op de minuut bij waar je aandacht echt naar toe gaat tijdens die uren waarin je ‘werkt’.

Waarom je nu moet beginnen met time-tracking

Is kwaliteit van belang is voor de dienst die je levert of het product dat je produceert, dan zijn dagelijkse targets inferieur aan procesdoelen: vervang die dus door afspraken met jezelf over je gedrag.

Progressie naar je zorgen-voor doelen kan je beter bewerkstelligen via time tracking dan via het halen van targets, om de volgende redenen:

De consistentie van goede gewoontes brengt je verder dan elke dag pushen om zoveel mogelijk af te vinken.

Elke dag een lijstje leidt tot veilig gedrag: zulke presentaties kán ik geven, dus die ga ik voorbereiden, want anders haal ik mijn targets niet. Je stopt met bijleren.

Het stelt je in staat veel meer betekenis te halen uit wat je doet. Wat heb je liever: dagen met een paar feedbackgesprekken die lang duurde en waarin diep ingegaan werd op het gedrag van je jongere collega, of dagen gevuld met vele oppervlakkige conversaties?

Het is veel leuker: het is heel fijn om tijdens het avondeten tevreden te kunnen zeggen dat je de uren hebt gemaakt die je wilde maken, in plaats van de mentaliteit te koesteren dat je nog dat ene rapportje af had willen maken. (‘Misschien kan ik vanavond nog even een uurtje achter mijn bureau’ denk je terwijl je afwezig aan je dochter vraagt hoe haar dag was.)

Conclusie

Doelen zijn voordelig, maar het verkeerde soort doel stellen heeft negatieve effecten. Ga dus na: wat voor doel is hetgeen ik vandaag wil bereiken?

Als het een zorgen-voor doel is, dan heb je procesdoelen nodig. Je focus moet zijn om uren te maken waarin je werk verzet van hoge kwaliteit.

Als het een zorgen-dat doel is, kan je die takenlijstjes uit de schuur halen. Je focus moet zijn om je output te maximaliseren.

Twijfel? Ga dan voor de proces-aanpak (als je dat aankan qua zelfdiscipline). Procesdoelen leveren meer kwaliteit op, en zoals we gezien hebben weegt niveau zwaarder dan nummers.

 

PS. Krijg een beter leven

Ik schrijf een wekelijkse nieuwsbrief waarin ik inzichten van de beste filosoof-lifehackers uitpluis en doorgrond hoe jij hun dieprgravende analyses, effectieve strategieën en vernieuwende perspectieven in kan zetten voor je eigen welvaren.


Voetnoten

  1. Er zijn verschillende theorieën over hoe het stellen van doelen deze gevolgen teweegbrengt. Daar gaan we niet op in vandaag. Het volstaat dat doelen deze effecten hebben.
Spread the love